نرم افزار دبیرخانه و یا اتوماسیون اداری ؟ این سوال ذهن اکثر تصمیم گیرندگان برای تهیه نرم افزار را مشغول به خود کرده است. نرم افزار دبیرخانه به مجموعه اموری شامل دفتر اندیکارتور ، بایگانی، ثبت نامه صادره ، وارده ، نامه داخلی ، ثبت پیش نویس ،کارتابل ، گزارشات و فقط به امور بایگانی و فرایند نامه ها ی اداری می پردازد حال آنکه نرم افزار اتوماسیون اداری علاوه بر این کارها می تواند فرایند های یک شرکت را نیز ثبت و پیگیری کند .نرم افزار دبیرخانه یا اتوماسیون اداری در رده بندی های نرم افزار های اداری قرار میگیرند و لازم ملزوم هستند ولی  بهره گیری از هر کدام در قالب دیگری امکان پذبر نیست .

بهتر است قبل تهیه نرم افزار مدیر برای آینده نیز برنامه ریزی کند ،اگر هدف مکانیزاسیون امور شرکت و حذف هزینه ها باشد پس نرم افزار دبیرخانه به تنهایی کارساز نیست و اگر تصمیم به تهیه نرم افزار اتوماسیون اداری گرفته شد باید به این نکته توجه کرد مواردی که بستر های نرم افزار دبیرخانه هستند در اتوماسیون اداری رعایت شده باشد در زیر چند مبحث را به اختصار بیان میکنیم :

شماره دهی اندیکاتور و ثبت و دسته بندی نامه ها

شامل امکان تعریف انواع نامه و فرایند دارای سیستم شماردهی اتوماتیک بر مبنای یک واحد زمانی با قابلیت درج پیشوند و پسوند شماره ها .

بایگانی کامل اسناد ، اسکن و فکس

شامل امکان بایگانی کامل اسناد به تفکیک نامه و تهیه اسکن از روی مدارک و نیز ارسال و دریافت فکس در صورت نیاز

پیشنویس word یا فرمساز و گزارش ساز

امکان تهیه پیشنویس اطلاعات از روش متن نامه یا فرم ساز در فایل های doc و یا گزارش ساز

کارتابل ، داشبورد

کارتابل به تفکیک پرسنل و داشبورد مدیریتی جهت بررسی کلی

گزارشات و جستجو

گزارشات و جستجو های متنوع جهت تسهیل ارتباط با داده ها

نرم افزار دبیرخانه و یا اتوماسیون اداری

نوشته نرم افزار دبیرخانه و یا اتوماسیون اداری ؟ اولین بار در سگال پرداز پدیدار شد.

نکات مهم در انتخاب نرم افزار  :انتخاب نرم افزار مناسب همواره یکی از مسائل پیچیده برای مدیران سازمان ها به شمار می آید . معمولا ۴ بخش در سازمان تصمیم گیرندگان اصلی بوده و یا در تصمیم تاثیر گزارند مدیر عامل ، مدیر مالی ،مدیر اداری ، مدیر IT در این مطلب قصد داریم به نکاتی که در انتخاب نرم افزار نقش دارند بپردازیم .

شناخت نیاز ها

شرکت باید بداند که چه انتظاری از نرم افزار دارد و این  نیاز ها را الویت دهی نماید .

سطح کاربران

شرکت باید بداند که کاربران مجموعه چه سطحی در تجربه از نرم افزار ها دارند .

بررسی امکانات

بعد از شناخت نیاز ها مجموعه باید منابع خود را بررسی کرده و اگر کاستی داشت جبران نماید یا نیاز را بر طبق منابع خود تغییر دهد .

هزینه

قیمت در انتخاب نرم افزار نقش بسزایی دارد مجموعه باید مطابق با بودجه اختصاص یافته خرید کند

یکپارچگی

سعی کنید نیاز ها را یکپارچه ببینید و نرم افزاری انتخاب کنید که این نیاز ها را در خود جای دهد حتی الامکان از خرید چند نرم افزار جزیره ای اجتناب کنید

شبکه

اینکه نرم افزار تحت شبکه(داخلی – از راه دور) کار میکند یا خیر یکی از نکات کلیدی در انتخاب نرم افزار شماست تا بهتر مدیریت  را انجام دهید.

سهولت

از انتخاب نرم افزار های باشاخ برگ و پیچیده پرهیز کنید این موضوع زمان و هزینه شما را تلف  و فرایند ها را سختتر از حالت معمول  میکند

انعطاف پذیری

اینکه واسط نرم افزار تا حد امکان مطابق نیاز شما تغییر کند یکی از نکات مهم در انتخاب نرم افزار است

ارتقا

حتی المکان از انتخاب نرم افزار بدون ارتقا و از رده خارج از لحاظ تکنولوژی پرهیز کنید چون به مرور زمان نیاز های جدیدی برای شما حادث میگردد.

امنیت

اینکه نرم افزار از چه متدی برای حفظ اطلاعات شما بهره گیری میکند .

 نکات مهم در انتخاب نرم افزار

نوشته نکات مهم در انتخاب نرم افزار اولین بار در سگال پرداز پدیدار شد.