نرم افزار دبیرخانه و یا اتوماسیون اداری ؟ این سوال ذهن اکثر تصمیم گیرندگان برای تهیه نرم افزار را مشغول به خود کرده است. نرم افزار دبیرخانه به مجموعه اموری شامل دفتر اندیکارتور ، بایگانی، ثبت نامه صادره ، وارده ، نامه داخلی ، ثبت پیش نویس ،کارتابل ، گزارشات و فقط به امور بایگانی و فرایند نامه ها ی اداری می پردازد حال آنکه نرم افزار اتوماسیون اداری علاوه بر این کارها می تواند فرایند های یک شرکت را نیز ثبت و پیگیری کند .نرم افزار دبیرخانه یا اتوماسیون اداری در رده بندی های نرم افزار های اداری قرار میگیرند و لازم ملزوم هستند ولی  بهره گیری از هر کدام در قالب دیگری امکان پذبر نیست .

بهتر است قبل تهیه نرم افزار مدیر برای آینده نیز برنامه ریزی کند ،اگر هدف مکانیزاسیون امور شرکت و حذف هزینه ها باشد پس نرم افزار دبیرخانه به تنهایی کارساز نیست و اگر تصمیم به تهیه نرم افزار اتوماسیون اداری گرفته شد باید به این نکته توجه کرد مواردی که بستر های نرم افزار دبیرخانه هستند در اتوماسیون اداری رعایت شده باشد در زیر چند مبحث را به اختصار بیان میکنیم :

شماره دهی اندیکاتور و ثبت و دسته بندی نامه ها

شامل امکان تعریف انواع نامه و فرایند دارای سیستم شماردهی اتوماتیک بر مبنای یک واحد زمانی با قابلیت درج پیشوند و پسوند شماره ها .

بایگانی کامل اسناد ، اسکن و فکس

شامل امکان بایگانی کامل اسناد به تفکیک نامه و تهیه اسکن از روی مدارک و نیز ارسال و دریافت فکس در صورت نیاز

پیشنویس word یا فرمساز و گزارش ساز

امکان تهیه پیشنویس اطلاعات از روش متن نامه یا فرم ساز در فایل های doc و یا گزارش ساز

کارتابل ، داشبورد

کارتابل به تفکیک پرسنل و داشبورد مدیریتی جهت بررسی کلی

گزارشات و جستجو

گزارشات و جستجو های متنوع جهت تسهیل ارتباط با داده ها

نرم افزار دبیرخانه و یا اتوماسیون اداری

نوشته نرم افزار دبیرخانه و یا اتوماسیون اداری ؟ اولین بار در سگال پرداز پدیدار شد.

نرم افزار bpms مدیریت کسب و کار ،گردش کار: در روش های معمول انسانی به دلیل تعدد  و یا حجم کار یک سری روابط انسانی زائد شکل گرفته اند ،که همواره در رشد سازمان عملکرد منفی داشته و بهروی را پایین می آورد . نرم افزار های bpms یا مدیریت کسب کار سعی در آن دارند تا این فرایند ها را برای هر سازمان استخراج و تسهیل نمایند و حتی المقدور هزینه زمانی و هزینه های تابعه را کاهش دهند در این گفتار سعی داریم  اجزای این سیستم را به اختصار توضیح دهیم .

استخراج روش و بهینه سازی آن (طراحی مدل فرایند)

معمولا سازمان ها روش هایی برای انجام امور روزمره در نظر میگیرند و آن را در حکم دستور العمل به پرسنل ابلاغ میکنند  .. ممکن است این فرایند ها در ابتدا نا کارامد باشد ولی در طی زمان به تدریج موارد حل شده و سریع ترین روش و کم هزینه ترین روش استخراج میشود این امر مستلزم استخراج و نظارت مدیران طی جلساتی با کارکنان است و بر طبق تجربه و یا نوع کار زمان ان متفاوت می باشد در مورد سازمان هایی که سنتی اداره میشوند این فرایند ها به صورت آزمون و خطا توسط پرسنل و یا گفتاری از مدیران به پرسنل است . فرایند یا روش انجام کار یکی از تعاریف نرم افزار bpms است که موتور گردش کار workflow  بر مبنای ان تصمیم میگیرد.

موتور گردش کار workflow و تعریف کار ها

این مفهوم سیستم جهت دهی اتوماتیک ارجاعات در سازمان بر مبنای فرایند های تعریف شده است که بصورت اتوماتیک کار ها را پس از انجام به سایر بخش ها ارجاع میدهد و یا برای انجام پیش شرط های آن را به صورت ماشینی چک میکند در نرم افزار bpms این بحث جزو مهمترین بحث های سیستم است که با حصول فرایند که تغذیه این موتور است  روابط غیر ضروری گفتاری ، حضوری ،  تلفنی و.. حدف و از هدر رفتن منابع جلوگیری میکند.

نقش های سازمان (چارت سازمانی)

معمولا کارهای یک سازمان را نقش ها که تشکیل شده از نفرات هستند انجام میدهند و در نرم افزار bpms  در قسمت موتور گردش کار برای هر کار انجام دهنده ان مشخص می شود .

مدیریت بازخورد ها

یکی از مسائل در تمام سازمان ها بازخورد یا feedback کار ها به مرحله قبل و یا تکرار کار است که به دلیل کاستی ها و یا اشتباهات پیش می آید که موضوع باید در طراحی هر فرایند مد نظر قرار گیرد

مدیریت فرم ها ، گزارشات ، مستندات

بعد از طی این امور فرمهای تابعه باید در نرم افزار فرمساز و گزارش ساز طراحی شود و در مرحله پیشرفت کار رفته رفته پر شوند نرم افزار آرشیو نیز در این قسمت مستندات کار ها را جمع آوری و نگهداری میکند .

کارتابل و داشبور مدیریتی

این موضوع پل ارتباطی کاربران و سیستم است بدین معنی که موتور گردش کار نرم افزار Bpms  راهبری یک فرایند پیچیده را بعهده گرفته و به کار بران در چارت سازمانی کار هایشان را ارجاع میکند و بعد از انجام کار توسط مسئول مربوطه ارجاع بعدی توسط موتور گردش کار آن فرایند در نرم افزار bpms  انجام می شود . پس می توان گفت کارتابل مهمترین محاوره اجزای سازمان با نرم افزار bpms  است . داشبورد نیز به راهبری مدیران و نظارت غیر مستقیم آنها بر کاربران کمک کیکند .

نمودار و گزارشات

آخرین مرحله بعد از انجام یک فرایند در نرم افزار bpms  بازنگری نمودار آن فرایند و تصحیح روش در صورت لزوم میباشد این کار به دلیل ثبت تمامی کار ها در سیستم به سهولت انجام میگیرد و مدیر می تواند با یک نگاه  فرایند را رهگیری و در موتور گردش کار برای انجام  بهینه کار های ساز مان در  آینده تصحیح نماید.

نرم افزار bpms مدیریت کسب و کار ،گردش کار و فرایند در اتوماسیون اداری

نوشته نرم افزار bpms مدیریت کسب و کار ،گردش کار و فرایند در اتوماسیون اداری اولین بار در سگال پرداز پدیدار شد.

داشبورد الکترونیک: اطلاع رسانی گرافیکی و به موقع از سرجمع اطلاعات فرایند مدیریت را آسان و دقیق میکند . نرم افزار سگال مدیران و کاربران در هر لحظه با پیغام های مناسب سیستم راهبری شده و از اتلاف وقت ایشان جلوگیری بعمل می آورد در زیر داشبورد مدیریتی سگال را مشاهده میکنید این داشبورد به صورت اتوماتیک بروز می شود و یک شمای کلی از ضعیت کار ها در سازمان به مدیران ارایه میدهد.

برای کاربران نیز داشبوردی جداگانه طراحی شده است که در صورت درج یک فعالیت برای کاربر آن  کاربر در اولین فرصت متوجه آن می شود و چنانچه برنامه مینیمایز شده باشد نرم افزار با  پیغام مناسب

کاربر را متوجه آن کار میکند و از بی نظمی و سر در گمی در کارتابل جلوگیری بعمل می آورد.

در زیر نمونه ای از داشبور کاربری را مشاهده میکنید

داشبورد الکترونیک

نوشته داشبورد الکترونیک سگال اولین بار در سگال پرداز پدیدار شد.

 نرم افزار اتوماسیون اداری، گردش کار

اتوماسیون سگال بعنوان زیر سیستم اصلی ، سیستم یکپارچه مالی اداری سگال مجموعه­ای قدرتمند جهت انجام امور اداری و مدیریت گردش فرآیندها و کارها در حوزه­­های مختلف سازمانی می­باشد.

کاتالوگ

امکانات و قابلیت ها

گردش کار workflow

امکان تعریف گردش­کار بصورت نامحدود

استفاده از برگه­ ها­(کارها) تعریف شده در گردش­کار

امکان استفاده یک برگه­(کار) در گردش­کارهای مختلف

اختصاص بیش از یک پیش­نیاز برای هر برگه­(کار) در هر گردش­کار

اختصاص بیش از یک نتیجه برای هر برگه­(کار) در هر گردش­کار

امکان نامگذاری نتیجه­ ها

امکان طراحی حلقه در هر گردش­کار

نمایش دیاگرام گردش­کار

برگه­(کار):

تعریف برگه­(کار) بصورت نامحدود.

تعریف گروه­بندی و الویت­بندی برگه ­ها(کارها) بصورت نامحدود.

ایجاد دسترسی بر روی هر برگه­(کار).

سیستم شماره دهی اتوماتیک برای هر برگه­(کار).

اختصاص دادن کاربر ، مدیر و طرف­حساب پیش­فرض به هر برگه­(کار).

اختصاص دادن هر نوع فایل بصورت پیش­فرص برای هر برگه­(کار).

امکان ایجاد پیام صوتی و تصویری بر روی هر برگه­(کار).

تعریف چهار گزارش برای هر برگه­(کار).

اختصاص دادن رنگ و شکل به هر برگه­(کار) جهت نمایش در دیاگرام.

تعیین مدت زمان انجام هر برگه­(کار) بصورت پیش­فرض.

تعیین زمان یادآوری هر برگه­(کار) پیش از شروع انجام  آن بصورت پیش­فرض.

ارسال یادآوری انجام هر برگه­(کار) بر روی Taskbars  کاربر.

ارسال یادآوری انجام هر برگه­(کار) بر روی گوشی همراه کاربر.

مشخص کردن اثر هر برگه­(کار) بر موجودی انبار.

مشخص کردن اثر هر برگه­(کار) بر سیستم دریافت و پرداخت.

طرف­حساب:

تعریف اطلاعات کامل طرف­ حساب­ها بصورت نامحدود.

تعریف مخاطبین برای هر طرف­ حساب بصورت نامحدود.

تعریف گروه­بندی و منطقه­ بندی طرف­ حساب­ها بصورت نامحدود.

ایجاد دسترسی بر روی گروه­ و منطقه  طرف ­حساب­ها­ برای کاریر.

استفاده نامحدود از برگه­ های(کارهای) تعریف شده برای هر طرف­حساب­.

امکان استفاده از برگه­(کار) بعنوان زیر برگه و تشکیل ساختار درختی از برگه­ها­(کارها) برای هر طرف­ حساب­.

گردش­کار بر روی برگه­(کار) هر طرف­ حساب.

نمایش دیاگرام برگه­ ها(کارها)  بر روی هر طرف­ حساب.

امکان ایجاد پیام صوتی و تصویری بر روی هر طرف­ حساب.

کارتابل :

امکان استفاده از کارتابل شخصی برای مدریت کلیه برگه­ ها­ی(کارها) کاربر که هنوز انجام نشده است.

امکان استفاده از کارتابل مدبر برای مدریت کلیه برگه­ ها­ی(کارها) کاربران زیر نظر که هنوز انجام نشده است.

تقویم:

امکان استفاده از تقویم شخصی برای نمایش روزانه و هفتگی کلیه برگه ­ها­ی(کارها) کاربر.

امکان استفاده از تقویم کلی برای نمایش روزانه و هفتگی کلیه برگه­ ها­ی(کارها) کلیه کاربران.

داشبورد:

امکان مدیریت تمامی اجزاء سیستم در یک نگاه.

نوشته نرم افزار اتوماسیون اداری، گردش کار اولین بار در سگال پرداز پدیدار شد.