مرتب سازی اسناد نقش و کاربرد در حسابداری

مرتب سازی اسناد  ، کاربرد در حسابداری :یکی از مسایل حسابداران در نرم افزار های حسابداری تنظیم و چیدمان اسناد در یک دوره مالی است . نرم افزار سگال در هر زمان میتواند اسناد را تجمیع و یا اسناد جا افتاده را درج و بر حسب تاریخ مرتب سازی کرد بدیهی است که قبل از بستن دوره ممکن است شماره اسناد با توجه به این موضوع تغییر کند لذا حسابداران با کمک فیلد عطف یا سریال سند میتوانند سند را پیگیری کنند بعلاوه این امکان در نرم افزار وجود دارد که میتوان سند های یک روز را با سلیقه خود چید که در گزارش دفاتر  روزنامه و کل   ،   دفاتر حساب و شماره دهی اسناد یک روز نقش بسزای دارد (تقدم و تاخر یک سند در یک روز نسبت به اسناد دیگر در همان روز)

این مورد بدان معنی است که علاوه بر تاریخ سند میتوان به اسناد زمان را نیز انتساب کرد این قابلیت علاوه بر کمک به بهینه سازی اطلاعات اسناد در چیدمان گزارشات مالی نقش بسزایی دارد

سایر امکانات  مرتبط یا مرتب سازی اسناد :

تجمیع اسناد مالی یک روز در قالب یک سند

حذف اسناد خالی

تجمیع چند سند انتخاب شد در یک سند جهت کم کردن تعداد اسناد .

کپی سند

کپی ردیف

ثبت دایم و موقت : قبل از ثبت دائم اسناد به دلیل عدم تغییر بعد از آن حتما مرتب سازی اسناد بررسی گردد

ممکن است بعد از عملیات گفته شده ممکن است  شماره سند ها به بریزد و یا اگر سندی از سیستم حذف شود این مورد پیش میآید لذا پیشنهاد میکنیم قبل از تهیه گزارش روزنامه و کل مرتب سازی انجام گردد ناگفته نماند به دلیل تغییر شماره اسناد طی مسائل کفته شده در دوره مالی میتوان سند را از روی شماره سریال سیستمی که غیر قابل تغییر است رهگیری کرد  .

مرتب سازی اسناد  ، کاربرد در حسابداری

هزینه و کسورات اتوماتیک

خیلی از اوقات پیش می آید که میخواهم هزینه و یا کسوری را برای تیپ فاکتور ها تعریف و بعضی از آنها مستقل و بعضی دیگر وابسته به مبلغ برگه و سایر هزینه و کسورات باشند . مثلا تیپ هزینه تخیفیف فصلی یک کسور مجزا و ارزش افزوده یک هزینه وابسته به مبلغ برگه و کسر تخفیف است در نرم افزار سگال شما می توانید هزینه و کسورات هربرگه را با توجه به نوع برگه به صورت درصدی و مبلغی  تعیین و نرم افزار آن را بصورت اتوماتیک برای هر برگه محاسبه کند . این موضوع در وقت اپراتور ها و مشتریان صرفه جویی میکند .

گزارش دفتر روزنامه در حسابداری

گزارش دفتر روزنامه در حسابداری یکی از گزارش های متداول در سیستم های حسابداری گزارش دفتر روزنامه است  که جمع گردش هر کد حساب را را به تفکیک روز ها به کاربر نمایش میدهد

دفتر روزنامه یا دفتر روزنامه عمومی دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌شوند.

در گروه دفاتر حساب‌داری، دفتر روزنامه عمومی و دفتر کل با هم دفاتر رسمی یا قانونی را تشکیل می‌دهند. دفاتر تأمین و سایر دفاتر مورد نیاز حسابداران نیز دستهٔ دیگری است که به آن دفاتر غیر رسمی یا کمکی می‌گویند.

دفتر روزنامه، دفتری است که تاجر عملیات روزانه (با بار مالی) خود را در آن ثبت می‌کند. برخی تاجران گروهی از عملیات‌ها را در دفاتر دیگری نیز ثبت می‌کنند، مثلاً عملیات مربوط به فروش کالای خاص یا عملیات مربوط بین تاجر و تاجر بخصوصی که برای تاجر حائز اهمیت ویژه‌ای است.

بر اساس ماده ۷ قانون تجارت ایران، «دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون و دادوستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در آن ثبت نماید.

دفتر روزنامه باید دارای ستونهای مناسب برای انتقال اطلاعات سند حسابداری به آن باشد. بنا براین دفتر روزنامه باید حداقل دارای ستون‌هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار هر رویداد باشد.

امکانات :

قابلیت فیلتر کردن بازه تاریخی

قابلیت تعیین سطح

قابلیت تعیین تفضیلی شناور

نمایش گردش ریز دفتر در هر کد

 گزارش دفتر روزنامه در حسابداری

نمایش گردش یا دفتر هر حساب این امکان را برای حسابدار فراهم میکند که همانند گزارش مرور حساب در صورت احتیاج پیگیری در هر روز به ریز دفتر مراجعه و در مرحله بعدی به سند و در آخرین مرحله اگر سند دارای برگه (فاکتور فروش ) و یا ضمایم (فایلهای اسکن شده ) بود مسیر حسابرسی را ساده کند .

امضای الکترونیک سگال

امضای الکترونیک : یکی از قابلیت های نرم افزار سگال امضای الکترونیک است که کاربران میتوانند امضای خود را اسکن کرده و با یک کلیلک در هر جا استفاده نمایند البته این قابلیت بیشتر در نرم افزار فرمساز و گزارش ساز و پیشنویس نامه ها مورد استفاده قرار میگیرد

همچنین نرم افزار در قسمت فرم ساز 10 فیلد امضای الکترونیک دارد که قابلیت فراخوانی از دستگاه قلم نوری را داراست  و این موضوع انتظار سازمان بدون کاغذ را برآورده میکند  .

امضای الکترونیک