گزارش بهره وری شرکت و ارزیابی کارکرد کاربران در اتوماسیون اداری
گزارش بهره وری شرکت و ارزیابی کارکرد کاربران در اتوماسیون اداری: خیلی از اوقات پیش می آید که مدیر یک مجموعه معیاری برای نگاه به روند کار های شرکت، پیشبرد اهداف و یا ارزیابی کاربران ندارد و فقط به حجم مبالغ ورودی در شرکت و یا شنیده های جلسات بسنده میکند . ارزش های ورودی مبلغ چندان متر معیار مناسبی برای این امر نیست چون هموراه بحث تورم و یا قیمت تمام شده ی متغییر کالا این امر را مخدوش میسازد اگرچه این متر موضوع مهمی در بهره وری بحساب می آید که با ترکیب مولفه های انسانی انجام دهنده یه امور نتیجه ی قابل قبول تر و مستند تری به ارمغان می آورد .
مورد بعدی کاربرد این مقوله ارزش گذاری کلیه امور انجام شده و امور باز سازمان جهت مدیریت است که با مقایسه آن نسبت به دوره های قبلی نگاهی مستند به وضعیت جاری پیشرفت شرکت ارائه میدهد و همچنین باتوجه به پارامتر های ورودی ارزش گذاری پرسنل موثر و کلیدی و فعال را مشخص میکند و میتواند مستندی جهت تشویق و ارتقا باشد .
در سیستم اتوماسیون اداری سگال این ارزش گذاری بر مبنای کاربرگ و پرسنل انجام میگیرد که کاملا پارامتریک ارزش های مهم شرکت را تعریف و به صورت اتوماتیک محاسبه و گزارش میدهد
گام اول : ارزش گذاری کاربرگ ها و کاربران
در این قسمت بعد از تعریف امور جاری شرکت ارزش هر کار که توسط پرسنل انجام میشود مشخص میگردد ..
این ارزش گذاری شامل کلیه امور اعم از پیگیری ، فنی ، خدماتی ،مالی میباشد که بسته به تجربه سازمان و میزان اهمیت امور مشخص میگردد .
گام دوم ضریب ارزیابی بخش ها
در این قسمت بسته به نوع فعالیت شرکت ضرایب نمره دهی و ارزیابی بخش های شرکت که کاربران عضو آن هستند مشخص میگردد .
ضریب فعالیت : ارزش گذاری شرکت نسبت به انجام امور موحله به هر کاربر
ضریب تاثیر گذاری یا تخصص : ارزش گذاری شرکت نسبت به تخصص اقراد بخش در انجام امور سازمان است این ضریب در گزارش اهمیت بخش ها در کل سازمان اثر بخشی انها را مشخص میکند.
ضریب انجام کار ها : ارزش گذاری شرکت نسبت به امور انجام شده بخش در تقارن ضریب تاثیر کذاری است این ضریب در گزارش گلوگاه های شرکت را مشخص میکند .
گام سوم گزارش
بعد از تعریف ارزش گذاری ها کاربرگ ها و ضرایب ارزش گذاری و نیز طی یک دوره ادواری کار توسط بخش ها و کاربران میتوان گزارش دلخواه در یک دوره مشخص تهیه کرد .
کار ها توسط کاربران در کارتابلهای مربوط به خودشان انجام و سپس توسط مدیر کارشان تایید میگردد سپس در گزارش لحاظ میشود .
حال به توضیح مولفه ها می پردازیم
تاریخ : گزارش گیرنده میتواند محدوده تاریخی خواسته شده را تعیین کند که با مقایسه دوره قبلی اثر بخشی را مطالعه نماید
کل ارزش ورودی : سیستم بر مبنای پارامتر تاریخی مورد مطالعه جمع ارزش دوره که متشکل از ارزش کاربرگ ها و تعداد کارهاست محاسبه میکند
درصد انجام کارها : بر مبنای ارزش امور انجام شده را محاسبه و به صورت درصدی نشان میدهد اگر این درصد پایین باشد نشان دهنده ی گلوگاه کلی سازمان است .
قعالیت : درصد فعالیت هر کاربر نسبت به امور محوله طی دوره را نشان میدهد .
تاثیر : درصد تاثیر امور محوله به کاربر نسبت به کل سازمان را مشخص میکند که برمبنای ارزش گذاری کاربرگ ها مشخص می شود کدام کاربران در سازمان طی دوره نقش موثر تری دارند .
انجام : درصد انجام امور هر کاربر نسبت به کل امور ساز مان است که بر طبق ارزش گذاری مشخص شده است که این درصد ظریب نفوذ پرسنل در سازمان را مشخص میکند بدیهی است پرسنل ارزشمندی که درصد انجام پایینی دارند کلوگاه های انسانی سازمان ها هستند .
نمره بازیابی : این نمره باتوجه به ارزش گذاری کاربرگ ها و نیز ضرایب فعالیت ، تاثیر ، انجام محاسبه میشود و میتواند معیار تشویقی پرسنل با توجه به این جمع بندی ها قرار گیرد