نرم افزار bpms مدیریت کسب و کار ،گردش کار و فرایند در اتوماسیون اداری

نرم افزار bpms مدیریت کسب و کار ،گردش کار: در روش های معمول انسانی به دلیل تعدد  و یا حجم کار یک سری روابط انسانی زائد شکل گرفته اند ،که همواره در رشد سازمان عملکرد منفی داشته و بهروی را پایین می آورد . نرم افزار های bpms یا مدیریت کسب کار سعی در آن دارند تا این فرایند ها را برای هر سازمان استخراج و تسهیل نمایند و حتی المقدور هزینه زمانی و هزینه های تابعه را کاهش دهند در این گفتار سعی داریم  اجزای این سیستم را به اختصار توضیح دهیم .

استخراج روش و بهینه سازی آن (طراحی مدل فرایند)

معمولا سازمان ها روش هایی برای انجام امور روزمره در نظر میگیرند و آن را در حکم دستور العمل به پرسنل ابلاغ میکنند  .. ممکن است این فرایند ها در ابتدا نا کارامد باشد ولی در طی زمان به تدریج موارد حل شده و سریع ترین روش و کم هزینه ترین روش استخراج میشود این امر مستلزم استخراج و نظارت مدیران طی جلساتی با کارکنان است و بر طبق تجربه و یا نوع کار زمان ان متفاوت می باشد در مورد سازمان هایی که سنتی اداره میشوند این فرایند ها به صورت آزمون و خطا توسط پرسنل و یا گفتاری از مدیران به پرسنل است . فرایند یا روش انجام کار یکی از تعاریف نرم افزار bpms است که موتور گردش کار workflow  بر مبنای ان تصمیم میگیرد.

موتور گردش کار workflow و تعریف کار ها

این مفهوم سیستم جهت دهی اتوماتیک ارجاعات در سازمان بر مبنای فرایند های تعریف شده است که بصورت اتوماتیک کار ها را پس از انجام به سایر بخش ها ارجاع میدهد و یا برای انجام پیش شرط های آن را به صورت ماشینی چک میکند در نرم افزار bpms این بحث جزو مهمترین بحث های سیستم است که با حصول فرایند که تغذیه این موتور است  روابط غیر ضروری گفتاری ، حضوری ،  تلفنی و.. حدف و از هدر رفتن منابع جلوگیری میکند.

نقش های سازمان (چارت سازمانی)

معمولا کارهای یک سازمان را نقش ها که تشکیل شده از نفرات هستند انجام میدهند و در نرم افزار bpms  در قسمت موتور گردش کار برای هر کار انجام دهنده ان مشخص می شود .

مدیریت بازخورد ها

یکی از مسائل در تمام سازمان ها بازخورد یا feedback کار ها به مرحله قبل و یا تکرار کار است که به دلیل کاستی ها و یا اشتباهات پیش می آید که موضوع باید در طراحی هر فرایند مد نظر قرار گیرد

مدیریت فرم ها ، گزارشات ، مستندات

بعد از طی این امور فرمهای تابعه باید در نرم افزار فرمساز و گزارش ساز طراحی شود و در مرحله پیشرفت کار رفته رفته پر شوند نرم افزار آرشیو نیز در این قسمت مستندات کار ها را جمع آوری و نگهداری میکند .

کارتابل و داشبور مدیریتی

این موضوع پل ارتباطی کاربران و سیستم است بدین معنی که موتور گردش کار نرم افزار Bpms  راهبری یک فرایند پیچیده را بعهده گرفته و به کار بران در چارت سازمانی کار هایشان را ارجاع میکند و بعد از انجام کار توسط مسئول مربوطه ارجاع بعدی توسط موتور گردش کار آن فرایند در نرم افزار bpms  انجام می شود . پس می توان گفت کارتابل مهمترین محاوره اجزای سازمان با نرم افزار bpms  است . داشبورد نیز به راهبری مدیران و نظارت غیر مستقیم آنها بر کاربران کمک کیکند .

نمودار و گزارشات

آخرین مرحله بعد از انجام یک فرایند در نرم افزار bpms  بازنگری نمودار آن فرایند و تصحیح روش در صورت لزوم میباشد این کار به دلیل ثبت تمامی کار ها در سیستم به سهولت انجام میگیرد و مدیر می تواند با یک نگاه  فرایند را رهگیری و در موتور گردش کار برای انجام  بهینه کار های ساز مان در  آینده تصحیح نماید.

نرم افزار bpms مدیریت کسب و کار ،گردش کار و فرایند در اتوماسیون اداری