نرم افزار فکس گروهی هوشمند ،ارسال گروهی فکس با کامپیوتر

نرم افزار فکس گروهی هوشمند ،ارسال گروهی فکس با کامپیوتر:  همانطور که مستحضر هستید فکس یا نمابر مرسوم ترین روش انتقال اسناد بین شرکت ها و اشخاص است .  یکی از مسایل وقت گیر در شرکت های تبلیغاتی و یا شرکت های با حجم دیتای زیاد پروسه ارسال و دریافت فکس است  جدا از مسئله هدر رفتن زمان  و هزینه و نیروی انسانی ، کیفیت فکس های ارسالی و دریافتی در نرم افزار فکس گروهی با کامپیوتر به مراتب از روش های کلاسیک (دستگاه های فکس یا چند کاره ) بهتر است . همچنین مشکل فکس های تبلیغاتی و هدر رفتن منابع دستگاهها برای چاپ آن از مشکلات شرکتها به شمار میرود . در این مطلب قصد داریم شما را به راه حلی جامع تحت عنوان نرم افزار مدیریت فکس سگال آشنا کنیم و به قابلیت های آن بپردازیم .

[aparat id=”t1Y6L”]

ارسال فکس به داخلی (سانترال و دستگاه های پاسخگوی اتوماتیک pbx)

امروزه اکثر شرکت ها برای مدیریت و تمرکز خطوط از دستگاه های سانترال استفاده میکنند و در بسیاری از موارد خط مستقیمی برای دریافت فکس در نظر نمیگیرند و برای این منظور داخلی تعیین میکنند و این کار مانع از ارسال در  نرم افزار فکس میشود   در نرم افزار فکس سگال این موضوع پیشبینی شده و در نرم افزار فکس امکان تنظیم داخلی فکس طرف حساب مورد نظر موجود میباشد و نرم افزار فکس از همین داخلی استفاده کرده بعد از برقراری تماس با ارسال داخلی این مشکل را حل میکند این موضوع در شرکت هایی که حجم زیادی از فکس ارسال میکند حائز اهمیت است .

ارسال فکس گروهی از چندین پایانه ، فکس مرکزی (تحت شبکه) و مدیریت بهینه

نرم افزار  فکس سگال این قابلیت را دارد که به صورت تک کاربره و یا تحت شبکه کار کند و نیز از راه دور کنترل شود (static ip on server) . این قابلیت به نرم افزار اجازه میدهد تا از چندین سیستم ارسال فکس گروهی از مخزن مشترک را انجام دهد و نیز  بر روی هر سیستم چند مودم بکاربرد . و در کمترین زمان بهینه ترین نتیجه  را  با حفظ کیفیت برای مشتریان رقم زند . این امکان همچنین این اجازه را به کاربران می دهد تا چندین سیستم بدون خط تلفن و یا مودم به سیستم مرکزی دستور ارسال فکس دهند و فکس ها همواره فقط از سیستم مرکزی ارسال شود و روابط اضافه درون سازمانی را بهینه کند و کاربران فکس های بخش بندی شده خود را بدون رجوع به سیستم اصلی روی دستگاه خودشان ردیابی کنندو هر گونه گزارشی اعم از تکی یا گروهی در هر زمان تهیه کند .

فراخوانی اطلاعات از بانک اطلاعاتی Excel ، پیشنویس هوشمند  Word

دستگاه های خارجی Scanner  و انواع فایلها در نرم افزار فکس

نرم افزار فکس سگال علاوه بر امکان دارا بودن از یک دفترچه تلفن متمرکز  میتواند اطلاعات طبقه بندی شده را از فایل های اکسل excel  فراخوانی کرده و مدیریت کند ، همچنین تمام فیلد ها نظیر نام و سایر اطلاعات را بصورت اتوماتیک در فایل های پیشنویس Word  جایگذاری کرده و به مخزن ارسال کند همچنین این نرم افزار با تمامی اسکنر های موجود در بازار سازگار است و بدون واسطه میتواند فایل ها را از اسکنر بخواند همچنین محدودیتی بر روی نوع فایل های ارسالی (pdf jpg ppt xls ….) ندارد و فکس های دریافتی را بعد از بررسی چاپ کند این مقوله میتواند در صرفه جویی وقت و منابع و هزینه ها مفید واقع شود .

  امکانات نرم افزار ارسال فکس گروهی  : شرح مزایا

دسته بندی دفتر چه تلفن شامل گروه نام شماره آدرس و سایر اطلاعات

امکان دریافت و ارسال اطلاعات از نرم افزار فکس به نرم افزار های دیگر (قابلیت فراخوانی از بانکهای اطلاعات  · قابلیت اتصال به سایر نرم افزارها و بانکهای اطلاعاتی)

سازگاری با تمام فکس مودم های موجود در بازار

پشتیبانی از اسکنر جهت سهولت در ارسال فکس

دارای پرینتر مجازی و پشتیبانی از تمامی فرمت ها (word -excel…)

امکان هوشمند درج پارمتر های   بانک اطلاعاتی در فایل های  پیشنویس قالب word (درج نام و توضیحات …. در فایل های ارسالی جهت صرفه جویی در وقت اپراطور به صورت گروهی) مناسب برای شرکت های تبلیغاتی و برگذار کننده سمینار

ارسال و دریافت فکس ها به صورت فایلهای tif تک یا چند صفه ای و بایگانی و نمایش آن با یک کلیک

پیاده سازی   در محیط شبکه و یا استفاده از چند خط بر روی یک کامپیوتر (مناسب برای شرکت های تبلیغاتی)

ایجاد صف و تنظیم تعداد دفعات ارسال جهت صرفه جویی در هزینه و زمان

گزارشات متنوع  اعم از تاریخ و زمان و وضعیت تعداد سعی و آخرین سعی و تنظیم سعی مجدد در مدیریت نرم افزار فکس

· ارسال گروهی فکس بطور خودکار در صف هوشمند ارسال نرم افزار فکس

· تعریف دفترچه تلفن گروه بندی شده  در نرم افزار فکس گروهی دارای اطلاعات نام مخاطبین، شماره تلفن، شماره همراه، شماره فکس، گروه و آدرس

· دریافت و ذخیره فکس به صورت فایل tif بر روی رایانه با کیفیت عالی به همراه تاریخ و ساعت

· ارسال/دریافت، موضوع، فرستنده/گیرنده و گروه فکس

· نگهداری کلیه فکسهای ارسالی و دریافتی

امکان ثیت فکس های دریافتی دیده شده و نشده و درج کاربر و تاریخ و ساعت رویت فکس

· حل کامل معضل آرشیو و نگهداری نمابرهای دریافتی با توجه به ماندگاری پایین کاغذ و متن نمابرهای دریافتی

· گزارش جامع از فکسهای ارسالی موفق و ناموفق و تنظیم مجدد سعی بر روی فکس ها

· جستجو بر روی تاریخ، موضوع، گیرنده، فرستنده و محتوای کلیه فکسهای دریافتی و ارسالی

· چاپ خودکار نام مرکز شما به همراه تاریخ و ساعت ارسال نمابر و شماره صفحه بر روی کلیه صفحات ارسالی با فرمت فارسی

بی نیازی از خرید و پرداخت هزینه های نگهداری دستگاه فکس (شامل تعمیرات، شارژ جوهر و خرید کاغذ مصرفی )

· عدم نیاز به خرید و استفاده از اسکنر برای نگهداری نمابرها بر روی رایانه

· عدم نیاز به چاپ نامه ها و مصرف جوهر و کاغذ پرینتر برای ارسال آنها

· کاهش مصرف برق با توجه به مصرف بالای برق توسط دستگاههای فکس

نسخ تحت شبکه و تک کاربره– تعریف جامع سطوح دسترسی

امکان پیاده سازی چند خط روی هر سیستم

پشتیبانی از انواع  فکس مودم ها

· محیط کاملا فارسی و جذاب

· دفترچه راهنمای جامع فارسی

امکان کالر آیدی  caller id روی فکس های دریافتی

· سازگار با تمام نگارش های  x86 ، x64  نسخه کاربری و سرور windows  به صورت تک کاربره و تحت شبکه

· قابلیت اتصال نرم افزار فکس به سامانه های اتوماسیون اداری سگال

امکان ارسال پیام کوتاه  و ایمیل تحلیلی از نرم افزار فکس به مخاطبین (در صورت ارسال و یا عدم ارسال)

امکان برنامه نویسی کنترل از طریق پیام کوتاه و یا ایمیل (مثلا با دریافت پیام کوتاه  برای شماره خواسته شده لیست قیمت ارسال شود )

نرم افزار فکس گروهی هوشمند ،ارسال گروهی فکس با کامپیوتر

سند حسابداری چیست ؟ چه کاربردی در حسابداری دارد؟

سند حسابداری چیست ؟ چه کاربردی در حسابداری دارد؟ ثبت یک رویداد مالی در یک تاریخ مشخص شامل حداقل یک بدهکار و یک بستانکار  در یک دوزه حسابداری را  سند حسابداری گویند .بعد از تهیه کدینگ برا ثبت رویداد های مالی از سند حسابداری استفاده میکنیم  در هر سند حسابداری میتوان چندین کد حساب را به مبلغی بدهکار و یا بستانکار کرد .

که بعد از تایید در گزارشات دفاتر و تراز و دفتر روزنامه  تاثیر گذار است . برای مدیریت بهتر اسناد نرم افزار سگال با استفاده از نرم افزار آرشیو امکان درج فایلها (اصل اسناد اسکن شده) در هز سند حسابداری  و مدیریت بهتر ان را در اختیار کاربران میگذارد .

خصوصیات سند حسابداری:

تاریخ و دوره  (شامل تاریخ سند حسابداری سال های مختلف)

وضعیت (یاددشت -موقت – دائم )

یادداشت : سند ی که تراز نباشد و یا کامل نشده باشد.

موقت : سندی که ثبت شده اند .

دائم : سندی که ثبت و تایید شده و اجازه تغییر در آن نیست .

نوع (عادی – سیستمی – افتتاحیه – اختتامیه – سود وزیان )

سند  عدادی : ثبت رویداد های جاری

سند  افتتاحیه : در ابتدای دوره به منظور شروع و انتقال مانده از دوره قبل درج میشود.

سند  سیستمی : از بخش های دیگر برنامه اتوماتیک درج شده باشد مانند سند حسابداری فاکتور فروش.

سند سود زیان :به منظور بستن حسابهای موقت به صورت اتوماتیک و یا دستی درج میشود .

سند  اختتامیه : به منظور بستن حسابهای دائم در پایان دوره درج می شود دقت داشته باشید که این نوع سند حسابداری دقیقا ثبت برعکس سند حسابداری افتتاحیه است .

آرتیکل ها(به هر کد که در یک سند بدهکار یا بستانکار شود آرتیکل میگویند)

نکات :

هر سند باید حد اقل دو ارتیکل داشته باشد .

مجموع آرتیکل های بدهکار و بستانکار باید مساوی باشد (در اصتلاح سند تراز باشد) در غیر این صورت اسناد به صورت ثبت یادداشت ثبت شده در گزارشات لحاظ نمیشوند

آرتیکل ها در سطح کل درسند حسابداری معتبر نیست یعنی از تمام حسابها از سطح معین به بعد میتوان استفاده کرد .

سند حسابداری چیست ؟ چه کاربردی در حسابداری دارد؟

کدینگ حسابداری چیست ؟ (نقش کد حسابها در حسابداری)

کدینگ حسابداری چیست ؟ (نقش کد حسابها در حسابداری) :معمولا حسابداران برای ثبت رویداد های مالی تراکنش ها را دسته بندی میکنند این دسته بندی عموما یک دسته بندی درختی است که شامل لایه ها و کد های سرشاخه و زیر شاخه میباشد .به این مجموعه کدینگ حسابداری گویند که این موضوع

بسته به  نوع شرکت و حجم تراکنش حسابها توسط حسابدار تنطیم میگردد

منظور از لایه ها سطح هایی است که حسابدار بر طبق آن تراکنش های مالی را دسته بندی میکند(کل – معین – تفضیلی) که معمولا سطح آخر شامل کد های حساب داری است.

کدینگ حسابداری برای ثبت اسناد حسابداری و گزارشات نظیر تراز و دفتر به کار میرود.

برای مثال : یک کدینگ حسابداری سه لایه در نظر بگیرید (کل – معین – تفضیلی )

۰۱  صندوق (کل)

۰۱/۰۰۱ صندوق ریالی (معین)

۰۱/۰۰۱/۰۰۰۱ صندوق شرکت (تفضیلی)

۰۱/۰۰۲ صندوق ارزی (معین)

در بالا نمونه هایی از کدینگ حسابداری صندوق در کدینگ را مشاهده کردید یک کدینگ کامل شامل تمام دسته بندی ها به این ترتیب در یک دوره مالی است که حسابدار به فراخور نیاز آن را در کدینگ حسابداری تنظیم میکند .

دقت داشته باشید که برای ثبت یک کد در یک لایه باید لایه های بالاتر درج شده باشند .

در نرم افزار سگال امکان تهیه کدینگ حسابداری بر طبق نیاز و نیز تنظیم لایه ها به صورت نامحدود وجود دارد و حسابداران میتوانند یک کدینگ حسابداری بر حسب نیاز یک شرکت به سلیقه خود تهیه و تنظیم نمایند.

امکان استفاده از تفضیلی شناور در کدینگ حسابداری و درج اطلاعات از سایر بخش ها در حسابداری نیز در نرم افزار پیش بینی شده است

ماهیت در کدینگ حسابداری حهت کنترل بهتر در هنگام سند زن کاربرد دارد و در صورت تنظیم و اعمال مبلغی مغایر با ماهیت سیستم پیغام های مناسب را به کاربر اعلام میکند .

در تنظیم کدینگ حسابداری گروه حسابها نیز نقش موثری دارد این گروه بندی برای تهیه گزارش سود و زیان و اسناد ابتدای دوره و انتهای دوره و سند سود زیان به کار میرود .

کدینگ حسابداری چیست ؟ (نقش کد حسابها در حسابداری)