نوشته ها

نوشته‌های برچسب‌شده 'نرم افزار بایگانی'

نرم افزار دبیرخانه و یا اتوماسیون اداری ؟

نرم افزار دبیرخانه و یا اتوماسیون اداری ؟ این سوال ذهن اکثر تصمیم گیرندگان برای تهیه نرم افزار را مشغول به خود کرده است. نرم افزار دبیرخانه به مجموعه اموری شامل دفتر اندیکارتور ، بایگانی، ثبت نامه صادره ، وارده ، نامه داخلی ، ثبت پیش نویس ،کارتابل ، گزارشات و فقط به امور بایگانی و فرایند نامه ها ی اداری می پردازد حال آنکه نرم افزار اتوماسیون اداری علاوه بر این کارها می تواند فرایند های یک شرکت را نیز ثبت و پیگیری کند .نرم افزار دبیرخانه یا اتوماسیون اداری در رده بندی های نرم افزار های اداری قرار میگیرند و لازم ملزوم هستند ولی  بهره گیری از هر کدام در قالب دیگری امکان پذبر نیست .

بهتر است قبل تهیه نرم افزار مدیر برای آینده نیز برنامه ریزی کند ،اگر هدف مکانیزاسیون امور شرکت و حذف هزینه ها باشد پس نرم افزار دبیرخانه به تنهایی کارساز نیست و اگر تصمیم به تهیه نرم افزار اتوماسیون اداری گرفته شد باید به این نکته توجه کرد مواردی که بستر های نرم افزار دبیرخانه هستند در اتوماسیون اداری رعایت شده باشد در زیر چند مبحث را به اختصار بیان میکنیم :

شماره دهی اندیکاتور و ثبت و دسته بندی نامه ها

شامل امکان تعریف انواع نامه و فرایند دارای سیستم شماردهی اتوماتیک بر مبنای یک واحد زمانی با قابلیت درج پیشوند و پسوند شماره ها .

بایگانی کامل اسناد ، اسکن و فکس

شامل امکان بایگانی کامل اسناد به تفکیک نامه و تهیه اسکن از روی مدارک و نیز ارسال و دریافت فکس در صورت نیاز

پیشنویس word یا فرمساز و گزارش ساز

امکان تهیه پیشنویس اطلاعات از روش متن نامه یا فرم ساز در فایل های doc و یا گزارش ساز

کارتابل ، داشبورد

کارتابل به تفکیک پرسنل و داشبورد مدیریتی جهت بررسی کلی

گزارشات و جستجو

گزارشات و جستجو های متنوع جهت تسهیل ارتباط با داده ها

نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه و یا اتوماسیون اداری

نوشته شده در: اتوماسیون اداری و دبیر خانه, نرم افزار سگال, همه موارد

ارسال دیدگاه (۰) ←

نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک و فایلها ،

نرم افزار آرشیو  :این دسته از نرم افزار ها مسولیت نگهداری و مدیریت فایلها ، مدارک ، اسناد را بر عهده دارند و در نرم افزار های اتوماسیون اداری دسته بندی می شوند .امروزه در سازمان ها حجم زیادی از اسناد قدیمی در حال فرسایش وجود دارد که مشکلاتی نظیر اشغال فضا ، عدم دسترسی مناسب ،مشکل بی نظمی ، فرسایش اسناد را برای ساز مان ها به وجود آورده است در حال حاضر نرم افزار های آرشیو برای حل این مشکل در نرم افزار های اتوماسیون اداری گنجانده شده اند که مزایای زیر را برای مصرف کننده به ارمغان می آورند.

نرم افزار آرشیو

سازمان الکترونیک یا بدون کاغذ

استفاده از انرژی پاک و صرفه جویی در منابع طبیعی

بهینه سازی فضای کاری

سهولت در دسترسی و طبقه بندی منظم

حذف هزینه های اضافی برای کار فرمایان

در نرم افزار آرشیو سگال سعی شده است تا این مورد موثر در تمام اجزای سیستم رعایت گردد در حال حاضر نرم افزار آرشیو در قسمت های زیر در نرم افزار سگال قابل دسترسی است

حسابداری (جهت پیوست کردن مدارک به سند های مالی در نرم افزار آرشیو )

بازرگانی و دریافت پرداخت (جهت پیوست کردن مدارک برگه ها نظیر فاکتور ها و یا قبوض رسید در نرم افزار آرشیو)

اتوماسیون اداری (جهت پیوست کردن فایلها و مدارک کار ها و نامه ها در نرم افزار آرشیو )

نرم افزار فکس (جهت نگهداری فکس های دریافتی  و یا ارسالی و صرفه جویی در مصرف کاغذ در نرم افزار آرشیو)

نرم افزار ایمیل (جهت نگهداری پیوست ها در نرم افزار آرشیو)

نرم افزار آرشیو سگال همچنین دارای قابلیت های زیر است

برچسب گذاری متنوع اسناد و مدارک و فایلها

پوشه بندی و گروه بندی مدارک اعمال بالاترین سطوح دسترسی بر روی فرم ها ، پوشه ها ، برچسب ها بسته به نقش در چارت سازمانی

اسکن مدارک بصورت تک صفحه ای و یا چند صفحه ای با فرمت tif و یا pdf

نمایش و ویرایش انواع فایلها در داخل نرم افزار امکان فکس کردن مستقیم از آرشیو

تهیه پیشنویس و جایگذاری فایلهای ms word و اطلاعات کارها و فرمساز

پشتیبانی از امضای الکترونیک نگهداری مدارک در محیط شبکه با پیشرفته ترین متد های sql server

سرعت و قابلیت جستجوی تو در تو گروه بندی بر اساس پسوند ، پوشه ، برچسب

پیوست کردن مدارک به سایر سیستم ها (حسابداری ،بازرگانی ، دریافت پرداخت )

نرم افزار آرشیو

 نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک و فایلها

نوشته شده در: آرشیو و بایگانی فایها, نرم افزار سگال, همه موارد

ارسال دیدگاه (۰) ←

اسکن چند صفحه و نمایش دهنده انوع فایل در زیر سیستم آرشیو

اسکن چند صفحه در یک فایل:سیستم آرشیو سگال قابلیت ذخیره  انواع فایل  و دسترسی امن در شبکه را داراست  فایلها  به صورت رمز شده در سرور نگهداری میشود . این سیستم قابلیت دارد تمام فرمت های موجود را شناسایی و نمایش و تغییرات دهد همچنین برچسب گذاری فایل ها و عطف به برگه ها و سند ها از جمله قابلیت های دیگر این سیستم است سیستم آرشیو سگال با تمامی اسکنر های موجود همخوان بوده و میتواند فایل های اسکنر چند صفحه ای را به صورت pdf و tif نگهداری و آرشیو کند. و تمامی فایلهایی که قابلیت چاپ دارند را فکس نماید. اسکن چند صفحه در یک فایل

اسکن چند صفحه و نمایش دهنده انوع فایل در زیر سیستم آرشیو

نوشته شده در: آرشیو و بایگانی فایها, نرم افزار سگال, نرم افزار های اداری, همه موارد

ارسال دیدگاه (۰) ←

نرم افزار آرشیو و بایگانی فایل ها

نرم افزار آرشیو و بایگانی فایل ها

نرم افزار آرشیو و بایگانی فایل ها

با استفاده از زیر سیستم آرشیو اطلاعات سگال امکان مدیریت اطلاعات در سه بخش مدیریت مستندات ، مدیریت بایگانی و مدیریت محتوا  در سیستم یکپارچه مالی اداری سگال فراهم میگردد.

کاتالوگ

قابلیت ها و تصاویری از محیط نرم افزار

darshiv

 

امکانات :

امکان استفاده مستقل و مرتبط با سایر نرم افزار ها

امکان الصاق هر نوع فایل بعنوان پیش­فرض برای هر برگه(کار)

امکان الصاق نامحدود انواع فایل به هر برگه(کار)

امکان ذخیره فایل داخل Database  و یا مسیرهای تعیین شده

امکان نمایش و ویرایش انواع فایلها در محیط برنامه

امکان فراخوانی از اسکنر (چند صفحه ای pdf)

امکان تگ­گذاری و برچسب بر روی فایل جهت گروه بندی کردن فایل­ها

امکان جستجو و گزارش­گیری از کلیه فایل­های براساس نام ، نوع ، طرف­حساب ، برگه(کار) ، کاربر،…

امکان ارسال فایل­ها به خارج از برنامه

امکان پشتیبانی از فایل­ها Google Docs

امکان تهیه پیشنویس word  جهت استفاده در دبیرخانه

گزارش گیری از برچسب ها پسوند ها و یا حجم های دلخواه و ذخیره در مسیر خارجی

 

نوشته شده در:

ارسال دیدگاه (۰) ←