نرم افزار دبیرخانه و یا اتوماسیون اداری ؟

نرم افزار دبیرخانه و یا اتوماسیون اداری ؟ این سوال ذهن اکثر تصمیم گیرندگان برای تهیه نرم افزار را مشغول به خود کرده است. نرم افزار دبیرخانه به مجموعه اموری شامل دفتر اندیکارتور ، بایگانی، ثبت نامه صادره ، وارده ، نامه داخلی ، ثبت پیش نویس ،کارتابل ، گزارشات و فقط به امور بایگانی و فرایند نامه ها ی اداری می پردازد حال آنکه نرم افزار اتوماسیون اداری علاوه بر این کارها می تواند فرایند های یک شرکت را نیز ثبت و پیگیری کند .نرم افزار دبیرخانه یا اتوماسیون اداری در رده بندی های نرم افزار های اداری قرار میگیرند و لازم ملزوم هستند ولی  بهره گیری از هر کدام در قالب دیگری امکان پذبر نیست .

بهتر است قبل تهیه نرم افزار مدیر برای آینده نیز برنامه ریزی کند ،اگر هدف مکانیزاسیون امور شرکت و حذف هزینه ها باشد پس نرم افزار دبیرخانه به تنهایی کارساز نیست و اگر تصمیم به تهیه نرم افزار اتوماسیون اداری گرفته شد باید به این نکته توجه کرد مواردی که بستر های نرم افزار دبیرخانه هستند در اتوماسیون اداری رعایت شده باشد در زیر چند مبحث را به اختصار بیان میکنیم :

شماره دهی اندیکاتور و ثبت و دسته بندی نامه ها

شامل امکان تعریف انواع نامه و فرایند دارای سیستم شماردهی اتوماتیک بر مبنای یک واحد زمانی با قابلیت درج پیشوند و پسوند شماره ها .

بایگانی کامل اسناد ، اسکن و فکس

شامل امکان بایگانی کامل اسناد به تفکیک نامه و تهیه اسکن از روی مدارک و نیز ارسال و دریافت فکس در صورت نیاز

پیشنویس word یا فرمساز و گزارش ساز

امکان تهیه پیشنویس اطلاعات از روش متن نامه یا فرم ساز در فایل های doc و یا گزارش ساز

کارتابل ، داشبورد

کارتابل به تفکیک پرسنل و داشبورد مدیریتی جهت بررسی کلی

گزارشات و جستجو

گزارشات و جستجو های متنوع جهت تسهیل ارتباط با داده ها

نرم افزار دبیرخانه و یا اتوماسیون اداری

نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک و فایلها ،

نرم افزار آرشیو  :این دسته از نرم افزار ها مسولیت نگهداری و مدیریت فایلها ، مدارک ، اسناد را بر عهده دارند و در نرم افزار های اتوماسیون اداری دسته بندی می شوند .امروزه در سازمان ها حجم زیادی از اسناد قدیمی در حال فرسایش وجود دارد که مشکلاتی نظیر اشغال فضا ، عدم دسترسی مناسب ،مشکل بی نظمی ، فرسایش اسناد را برای ساز مان ها به وجود آورده است در حال حاضر نرم افزار های آرشیو برای حل این مشکل در نرم افزار های اتوماسیون اداری گنجانده شده اند که مزایای زیر را برای مصرف کننده به ارمغان می آورند.

سازمان الکترونیک یا بدون کاغذ

استفاده از انرژی پاک و صرفه جویی در منابع طبیعی

بهینه سازی فضای کاری

سهولت در دسترسی و طبقه بندی منظم

حذف هزینه های اضافی برای کار فرمایان

در نرم افزار آرشیو سگال سعی شده است تا این مورد موثر در تمام اجزای سیستم رعایت گردد در حال حاضر نرم افزار آرشیو در قسمت های زیر در نرم افزار سگال قابل دسترسی است

حسابداری (جهت پیوست کردن مدارک به سند های مالی در نرم افزار آرشیو )

بازرگانی و دریافت پرداخت (جهت پیوست کردن مدارک برگه ها نظیر فاکتور ها و یا قبوض رسید در نرم افزار آرشیو)

اتوماسیون اداری (جهت پیوست کردن فایلها و مدارک کار ها و نامه ها در نرم افزار آرشیو )

نرم افزار فکس (جهت نگهداری فکس های دریافتی  و یا ارسالی و صرفه جویی در مصرف کاغذ در نرم افزار آرشیو)

نرم افزار ایمیل (جهت نگهداری پیوست ها در نرم افزار آرشیو)

نرم افزار آرشیو سگال همچنین دارای قابلیت های زیر است

برچسب گذاری متنوع اسناد و مدارک و فایلها

پوشه بندی و گروه بندی مدارک اعمال بالاترین سطوح دسترسی بر روی فرم ها ، پوشه ها ، برچسب ها بسته به نقش در چارت سازمانی

اسکن مدارک بصورت تک صفحه ای و یا چند صفحه ای با فرمت tif و یا pdf

نمایش و ویرایش انواع فایلها در داخل نرم افزار امکان فکس کردن مستقیم از آرشیو

تهیه پیشنویس و جایگذاری فایلهای ms word و اطلاعات کارها و فرمساز

پشتیبانی از امضای الکترونیک نگهداری مدارک در محیط شبکه با پیشرفته ترین متد های sql server

سرعت و قابلیت جستجوی تو در تو گروه بندی بر اساس پسوند ، پوشه ، برچسب

پیوست کردن مدارک به سایر سیستم ها (حسابداری ،بازرگانی ، دریافت پرداخت )

 نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک و فایلها