سند حسابداری چیست ؟ چه کاربردی در حسابداری دارد؟

سند حسابداری چیست ؟ چه کاربردی در حسابداری دارد؟ ثبت یک رویداد مالی در یک تاریخ مشخص شامل حداقل یک بدهکار و یک بستانکار  در یک دوزه حسابداری را  سند حسابداری گویند .بعد از تهیه کدینگ برا ثبت رویداد های مالی از سند حسابداری استفاده میکنیم  در هر سند حسابداری میتوان چندین کد حساب را به مبلغی بدهکار و یا بستانکار کرد .

که بعد از تایید در گزارشات دفاتر و تراز و دفتر روزنامه  تاثیر گذار است . برای مدیریت بهتر اسناد نرم افزار سگال با استفاده از نرم افزار آرشیو امکان درج فایلها (اصل اسناد اسکن شده) در هز سند حسابداری  و مدیریت بهتر ان را در اختیار کاربران میگذارد .

خصوصیات سند حسابداری:

تاریخ و دوره  (شامل تاریخ سند حسابداری سال های مختلف)

وضعیت (یاددشت -موقت – دائم )

یادداشت : سند ی که تراز نباشد و یا کامل نشده باشد.

موقت : سندی که ثبت شده اند .

دائم : سندی که ثبت و تایید شده و اجازه تغییر در آن نیست .

نوع (عادی – سیستمی – افتتاحیه – اختتامیه – سود وزیان )

سند  عدادی : ثبت رویداد های جاری

سند  افتتاحیه : در ابتدای دوره به منظور شروع و انتقال مانده از دوره قبل درج میشود.

سند  سیستمی : از بخش های دیگر برنامه اتوماتیک درج شده باشد مانند سند حسابداری فاکتور فروش.

سند سود زیان :به منظور بستن حسابهای موقت به صورت اتوماتیک و یا دستی درج میشود .

سند  اختتامیه : به منظور بستن حسابهای دائم در پایان دوره درج می شود دقت داشته باشید که این نوع سند حسابداری دقیقا ثبت برعکس سند حسابداری افتتاحیه است .

آرتیکل ها(به هر کد که در یک سند بدهکار یا بستانکار شود آرتیکل میگویند)

نکات :

هر سند باید حد اقل دو ارتیکل داشته باشد .

مجموع آرتیکل های بدهکار و بستانکار باید مساوی باشد (در اصتلاح سند تراز باشد) در غیر این صورت اسناد به صورت ثبت یادداشت ثبت شده در گزارشات لحاظ نمیشوند

آرتیکل ها در سطح کل درسند حسابداری معتبر نیست یعنی از تمام حسابها از سطح معین به بعد میتوان استفاده کرد .

سند حسابداری چیست ؟ چه کاربردی در حسابداری دارد؟

کدینگ حسابداری چیست ؟ (نقش کد حسابها در حسابداری)

کدینگ حسابداری چیست ؟ (نقش کد حسابها در حسابداری) :معمولا حسابداران برای ثبت رویداد های مالی تراکنش ها را دسته بندی میکنند این دسته بندی عموما یک دسته بندی درختی است که شامل لایه ها و کد های سرشاخه و زیر شاخه میباشد .به این مجموعه کدینگ حسابداری گویند که این موضوع

بسته به  نوع شرکت و حجم تراکنش حسابها توسط حسابدار تنطیم میگردد

منظور از لایه ها سطح هایی است که حسابدار بر طبق آن تراکنش های مالی را دسته بندی میکند(کل – معین – تفضیلی) که معمولا سطح آخر شامل کد های حساب داری است.

کدینگ حسابداری برای ثبت اسناد حسابداری و گزارشات نظیر تراز و دفتر به کار میرود.

برای مثال : یک کدینگ حسابداری سه لایه در نظر بگیرید (کل – معین – تفضیلی )

۰۱  صندوق (کل)

۰۱/۰۰۱ صندوق ریالی (معین)

۰۱/۰۰۱/۰۰۰۱ صندوق شرکت (تفضیلی)

۰۱/۰۰۲ صندوق ارزی (معین)

در بالا نمونه هایی از کدینگ حسابداری صندوق در کدینگ را مشاهده کردید یک کدینگ کامل شامل تمام دسته بندی ها به این ترتیب در یک دوره مالی است که حسابدار به فراخور نیاز آن را در کدینگ حسابداری تنظیم میکند .

دقت داشته باشید که برای ثبت یک کد در یک لایه باید لایه های بالاتر درج شده باشند .

در نرم افزار سگال امکان تهیه کدینگ حسابداری بر طبق نیاز و نیز تنظیم لایه ها به صورت نامحدود وجود دارد و حسابداران میتوانند یک کدینگ حسابداری بر حسب نیاز یک شرکت به سلیقه خود تهیه و تنظیم نمایند.

امکان استفاده از تفضیلی شناور در کدینگ حسابداری و درج اطلاعات از سایر بخش ها در حسابداری نیز در نرم افزار پیش بینی شده است

ماهیت در کدینگ حسابداری حهت کنترل بهتر در هنگام سند زن کاربرد دارد و در صورت تنظیم و اعمال مبلغی مغایر با ماهیت سیستم پیغام های مناسب را به کاربر اعلام میکند .

در تنظیم کدینگ حسابداری گروه حسابها نیز نقش موثری دارد این گروه بندی برای تهیه گزارش سود و زیان و اسناد ابتدای دوره و انتهای دوره و سند سود زیان به کار میرود .

کدینگ حسابداری چیست ؟ (نقش کد حسابها در حسابداری)

تفصیلی شناور(مراکز) چیست ؟ کاربرد در حسابدری

تفصیلی شناور : به کد هایی در کدینگ اطلاق میشود که در حسابهای مختلف گردش دارند و در روش های قدیمی این کد ها در هر سر فصل به تکرار تعریف میشدند و هم حجم کدینگ را بالا میبردند و هم گزارشات را پیچیده میکردند  بارز ترین تفصیلی شناور اشخاص هستند .

مثال تفصیلی شناور:

مثلا آقای تهرانی را در نظر بگیرید به هم در سرفصل بدهکارن و هم در سرفصل بستانکاران شما گردش دارد در در روش های قدیمی یکبار در سرفصل بدهکارن تعریف و یکبار دیگر در سرفصل بستانکاران تعریف میشد و حسابدار برای گزارش گیری مثلا تراز باید دوبار تراز این شخص را می گرفت و سپس آن دو را مقایسه و تراز نهایی را بدست میآورد تصور کنید که آقای تهرانی در ۱۰۰ حساب گردش دارد و این موضوع چقدر سخت و پیچیده است .

در روش های جدید کدینگ مراکز از کدینگ حسابها جداگانه در نظر گرفته و در هنگام ثبت سند حسابداری در صورتی که حساب دارای مرکز باشد مرکز آن تعیین می شود .. این موضوع هم کدینگ را ساده میکند و هم در هنگام گزار شگیری کافیست حساب و سپس مرکز را تعیین کنید و یک گزارش ساده و سریع در اختیار داشته باشید .

در نرم افزار سگال مراکزی نظیر اشخاص – بانک – صندوق – کالا و … در بصورت اتوماتیک در کدینگ مراکز ثبت میشوند همچنین میتوانید به دلخواه مراکزی تعریف کنید (پروژه) یا مراکز جاری را ویرایش کنید ..و در هر آتیکل سند سه مرکز را به صورت هم زمان استفاده کنید.

مثلا  حساب: ۰۱/۰۰۱  بدهکاران  و مرکز ۱ : آقای تهرانی  مرکز ۲: پروژه شبکه شرکت نفت  ..

تفصیلی شناور

گزارشاتی که تفصیلی شناور در آن استفاده شده است

گزارشات دفاتر : تعیین مرکز در نمایش دفاتر حسابهت

گزارش تراز : تعیین مرکز در تراز چهار ستونی و هشت ستونی

گزارش تراز مراکز :  لیست تمام تفصیلی شناورها (مراکز) به همراه گردش و مانده  دراین گزارش موجود میباشد .

گزارش گردش حسابها : نمایش تراز تمامی حسابها در تمامی سطوح با امکان درج  گردش تفصیلی شناور در هر حساب